Akapit nr - brak tytułu

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:

1. W zakresie rady i jej organów:

1) obsługa organizacyjna i kancelaryjno-techniczna Rady Miejskiej i
Komisji Rady w tym:

- współpraca z właściwymi merytorycznie Referatami i Stanowiskami
pracy w przygotowaniu materiałów pod obrady Rady i posiedzenia
Komisji Rady,
- podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z
przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady oraz jej
komisji,
- sporządzanie protokołów z posiedzeń sesji Rady i Komisji,
- kompletowanie i przechowywanie dokumentacji z prac Rady Miejskiej ,
(prowadzenie ewidencji uchwał Rady Miejskiej oraz przesyłanie ich
organom nadzoru),
- publikacja prawa miejscowego i obwieszczeń na terenie gminy,

2) prowadzenie dokumentacji związanej z ewidencjowaniem i załatwianiem
wniosków i interpelacji,

3) obsługa organizacyjna i kancelaryjno-techniczna jednostek pomocniczych
gminy /sołectw i osiedli/ – przeprowadzanie wyborów do rad sołeckich
i samorządów osiedlowych,

4) organizowanie i obsługa kancelaryjno-biurowa narad burmistrza z
sołtysami i przewodniczącymi zarządów osiedli,

5) współdziałanie z sołtysami i przewodniczącymi zarządów osiedli w
zakresie organizowania i odbywania zebrań wyborczych w sołectwach i
osiedlach,

6) gromadzenie, przechowywanie i przekazywanie Burmistrzowi do
rozpatrzenia odpowiednich dokumentów / wnioski, uchwały, opinie /
z zebrań mieszkańców sołectw i osiedli – zgodnie z postanowieniami
statutów sołectw i osiedli.

2. W zakresie spraw kancelaryjnych:

1) prowadzenie kancelarii zgodnie z instrukcją kancelaryjną,

2) czuwanie nad sprawnym obiegiem dokumentów i korespondencji,

3) prowadzenie archiwum zakładowego / udostępnienie i wypożyczenie
dokumentacji z archiwum, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej /,

4) przechowywanie dokumentacji w zakresie spraw karnych i cywilnych
pracowników Urzędu,

5) obsługa sekretariatu burmistrza,

6) udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych
stanowisk pracy,

7) obsługiwanie centrali telefonicznej, telefaksu, kserokopiarki.

3. W zakresie spraw administracyjno - gospodarczych:

1) prowadzenie spraw związanych z obsługą administracyjno gospodarczą
Urzędu oraz zapewnienia prawidłowych warunków jego funkcjonowania,
a w szczególności:
- prowadzenie spraw związanych z bieżącymi remontami oraz konserwacją pomieszczeń i inwentarza biurowego, organizowanie konserwacji i napraw maszyn biurowych,
- zaopatrywanie urzędu w materiały biurowe, kancelaryjne, tablice urzędowe, pieczęcie i środki czystości,
- gospodarowanie materiałami biurowymi, drukami, formularzami oraz środkami rzeczowymi,
- prowadzenie prenumeraty i czasopism, kompletowanie zbiorów, w tym przede wszystkim aktów normatywnych,
- zabezpieczenie mienia urzędu.

2) planowanie kosztów utrzymania Urzędu i okresowa analiza wydatków
przewidzianych na ten cel w budżecie gminy,

3) nadzór nad utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach
biurowych, oraz terenu wokół budynku,

4) wykonywanie czynności wynikających z zawartych umów w zakresie
utrzymywania urzędu,

4. W zakresie spraw kadrowych:

1) prowadzenie akt osobowych pracowników i akt osobowych kierowników
jednostek podporządkowanych,

2) prowadzenie urządzeń wymaganych w sprawach kadrowych zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa pracy i płac,

3) prowadzenie spraw związanych z zawieraniem i rozwiązywaniem
stosunku pracy, udzieleniem urlopów, innych zwolnień od pracy,
awansowaniem i nagradzaniem pracowników Urzędu oraz kierowników
jednostek podporządkowanych, przechowywanie dokumentacji w
zakresie spraw karnych i cywilnych pracowników Urzędu,

4) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu,

5) nadzór nad pracą pracowników obsługi urzędu,

6) prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem pracowników Urzędu.

5. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz kompletowanie i
przechowywanie dokumentacji związanej z załatwianiem skarg i wniosków.

6. Współdziałanie z administracją rządową, samorządową oraz z innymi
instytucjami.

7. Wykonywanie zadań związanych z przeprowadzaniem wyborów:
Prezydenckich RP, do Sejmu RP, Senatu RP, jednostek samorządu
terytorialnego, ławników oraz referendów.

8. Prowadzenie zbiorów przepisów aktów prawa miejscowego oraz ewidencji
zarządzeń burmistrza.

9. Prowadzenie spraw w zakresie zmian w podziale terytorialnym.

10. Realizacja zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji
Publicznej.

11. Prowadzenie Punktu Obsługi Interesanta.

12.Realizacja zadań w zakresie promocji gminy:

1) panowanie i organizowanie udziału przedstawicieli Gminy w seminariach
i konferencjach.

2) koordynacja współpracy Dobrego Miasta z ogólnopolskimi i regionalnymi
organizacjami samorządowymi.

3)opracowywanie koncepcji, przygotowywanie ofert i zlecanie wykonawstwa
materiałów promocyjnych dotyczących Dobrego Miasta.

4)umieszczanie informacji o Dobrym Mieście w wybranych wydawnictwach.

5)integrowanie społeczności lokalnej, przede wszystkim jej liderów, wokół
wspólnego rozwiązywania problemów.
- współredagowanie gazety samorządowej, biuletynu informacyjnego,
- prowadzenie strony internetowej Dobrego Miasta.

6)przygotowanie i obsługa prezentacji gospodarczych i turystycznych,
wystaw i targów, spotkań tematycznych promujących Dobre Miasto w
kraju i za granicą.

7)organizacja prowadzenia Punktu Informacji Turystycznej

13.Ścisła współpraca z komórką ds. rozwoju lokalnego i komórką ds. zamówień
publicznych zwłaszcza poprzez terminowe przekazywanie jej informacji,
danych i innych niezbędnych dokumentów.

14.Ogłaszanie konkursów na powierzenie zadań publicznych do realizacji przez organizacje pozarządowe, kontrola realizacji powierzonych zadań oraz rozliczanie dotacji przyznanych na ich realizację .”