Akapit nr - brak tytułu

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:

1. W zakresie rady i jej organów:

1) obsługa organizacyjna i kancelaryjno-techniczna Rady Miejskiej i Komisji Rady w tym:
- współpraca z właściwymi merytorycznie Referatami i Stanowiskami pracy w przygotowaniu materiałów pod obrady Rady i posiedzenia
Komisji Rady,
- podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady oraz jej komisji,
- sporządzanie protokołów z posiedzeń sesji Rady i Komisji,
- kompletowanie i przechowywanie dokumentacji z prac Rady Miejskiej ,(prowadzenie ewidencji uchwał Rady Miejskiej oraz przesyłanie ich organom nadzoru),
- publikacja prawa miejscowego i obwieszczeń na terenie gminy,
2) prowadzenie dokumentacji związanej z ewidencjowaniem i załatwianiem wniosków i interpelacji,
3) obsługa organizacyjna i kancelaryjno-techniczna jednostek pomocniczych gminy /sołectw i osiedli/ –przeprowadzanie wyborów do rad sołeckich i samorządów osiedlowych,
4) organizowanie i obsługa kancelaryjno-biurowa narad burmistrza z sołtysami i przewodniczącymi zarządów osiedli,
5) współdziałanie z sołtysami i przewodniczącymi zarządów osiedli w zakresie organizowania i odbywania zebrań wyborczych w sołectwach i osiedlach,
6) gromadzenie, przechowywanie i przekazywanie Burmistrzowi dorozpatrzenia odpowiednich dokumentów / wnioski, uchwały, opinie / z zebrań mieszkańców sołectw i osiedli – zgodnie z postanowieniami statutów sołectw i osiedli.

2. W zakresie spraw kancelaryjnych:

1) prowadzenie kancelarii zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
2) czuwanie nad sprawnym obiegiem dokumentów i korespondencji,
3) prowadzenie archiwum zakładowego / udostępnienie i wypożyczenie dokumentacji z archiwum, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej /,
4) przechowywanie dokumentacji w zakresie spraw karnych i cywilnych pracowników Urzędu,
5) obsługa sekretariatu burmistrza,
6) udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy,
7) obsługiwanie centrali telefonicznej, telefaksu, kserokopiarki.

3. W zakresie spraw administracyjno - gospodarczych:

1) prowadzenie spraw związanych z obsługą administracyjno gospodarczą Urzędu oraz zapewnienia prawidłowych warunków jego funkcjonowania, a w szczególności:
- prowadzenie spraw związanych z bieżącymi remontami oraz konserwacją pomieszczeń i inwentarza biurowego, organizowanie konserwacji i napraw maszyn biurowych,
- zaopatrywanie urzędu w materiały biurowe, kancelaryjne, tablice urzędowe, pieczęcie i środki czystości,
- gospodarowanie materiałami biurowymi, drukami, formularzami oraz środkami rzeczowymi,
- prowadzenie prenumeraty i czasopism, kompletowanie zbiorów, w tym przede wszystkim aktów normatywnych,
- zabezpieczenie mienia urzędu.
2) planowanie kosztów utrzymania Urzędu i okresowa analiza wydatków przewidzianych na ten cel w budżecie gminy,
3) nadzór nad utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach biurowych, oraz terenu wokół budynku,
4) wykonywanie czynności wynikających z zawartych umów w zakresie utrzymywania urzędu,

4. W zakresie spraw kadrowych:

1) prowadzenie akt osobowych pracowników i akt osobowych kierowników jednostek podporządkowanych,
2) prowadzenie urządzeń wymaganych w sprawach kadrowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy i płac,
3) prowadzenie spraw związanych z zawieraniem i rozwiązywaniem stosunku pracy, udzieleniem urlopów, innych zwolnień od pracy, awansowaniem i nagradzaniem pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek podporządkowanych, przechowywanie dokumentacji w zakresie spraw karnych i cywilnych pracowników Urzędu,
4) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu,
5) nadzór nad pracą pracowników obsługi urzędu,
6) prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem pracowników Urzędu.

5. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz kompletowanie i przechowywanie dokumentacji związanej z załatwianiem skarg i wniosków.

6. Współdziałanie z administracją rządową, samorządową oraz z innymi
instytucjami.

7. Wykonywanie zadań związanych z przeprowadzaniem wyborów: Prezydenckich RP, do Sejmu RP, Senatu RP, jednostek samorządu terytorialnego, ławników oraz referendów.

8. Prowadzenie zbiorów przepisów aktów prawa miejscowego oraz ewidencji zarządzeń burmistrza.

9. Prowadzenie spraw w zakresie zmian w podziale terytorialnym.

10. Realizacja zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji Publicznej.

11. Prowadzenie Punktu Obsługi Interesanta.

12.Realizacja zadań w zakresie promocji gminy:

1) panowanie i organizowanie udziału przedstawicieli Gminy w seminariach i konferencjach.
2) koordynacja współpracy Dobrego Miasta z ogólnopolskimi i regionalnymi organizacjami samorządowymi.
3)opracowywanie koncepcji, przygotowywanie ofert i zlecanie wykonawstwa materiałów promocyjnych dotyczących Dobrego Miasta.
4)umieszczanie informacji o Dobrym Mieście w wybranych wydawnictwach.
5)integrowanie społeczności lokalnej, przede wszystkim jej liderów, wokół wspólnego rozwiązywania problemów.
- współredagowanie gazety samorządowej, biuletynu informacyjnego,
- prowadzenie strony internetowej Dobrego Miasta.
6)przygotowanie i obsługa prezentacji gospodarczych i turystycznych, wystaw i targów, spotkań tematycznych promujących Dobre Miasto w kraju i za granicą.
7)organizacja prowadzenia Punktu Informacji Turystycznej

13.Ścisła współpraca z komórką ds. rozwoju lokalnego i komórką ds. zamówień publicznych zwłaszcza poprzez terminowe przekazywanie jej informacji, danych i innych niezbędnych dokumentów.

14.Ogłaszanie konkursów na powierzenie zadań publicznych do realizacji przez organizacje pozarządowe, kontrola realizacji powierzonych zadań oraz rozliczanie dotacji przyznanych na ich realizację .”